¿Qué es ENKI?

Enki es herramienta tecnológica para apoyar la virtualidad en la prestación de los servicios y la gestión de un acceso excepcional y restringido, pero seguro, a las sedes judiciales y administrativas.

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Apoyo a la Virtualización de los Servicios Judiciales

Las Direcciones Seccionales de Administración Judicial y los Consejos Seccionales de la Judicatura tienen la función de evitar la exposición innecesaria de los servidores judiciales, judicantes, contratistas y usuarios de la justicia ante posibles contagios por COVID-19, pero también tiene el deber garantizar la prestación de los servicios de justicia de forma eficaz. Para lograrlo están en la obligación de prestar el apoyo técnico, funcional y material necesario para que los servidores judiciales y administrativos puedan adelantar sus labores con apoyo de herramientas y medios tecnológicos (Acuerdo PCSJA20-11567 del 05 de junio de 2020).

Acceso Presencial Restringido y Excepcional, pero Seguro, a las Sedes Judiciales

La presencia de servidores judiciales, judicantes, contratistas y usuarios de la justicia en las sedes es excepcional en la medida en que se justifique no poder hacerlo por otros medios. Es restringido en razón a que no todos pueden hacerlo, existe un límite de aforo máximo del 40% y se requiere de autorizaciones o invitaciones para el ingreso. Es seguro en atención a que cada ingreso autorizado debe hacerse atendiendo a los protocolos de bioseguridad adoptados por las Direcciones Seccionales de Administración Judicial (Acuerdo PCSJA20-11632 del 30 de septiembre de 2020).

¿Qué necesidades motivaron la creación de ENKI?

La Rama Judicial está en la obligación de prestar todos sus servicios de forma eficaz, pero a la vez, reducir la exposición de las personas usuarias de la administración de justicia, los servidores judiciales, los judicantes y los contratistas al virus COVID-19, evitando el contacto entre ellos. Para ello es necesario atender y rediseñar los siguientes escenarios problemáticos:

  • 01 El de la atención a usuarios y la gestión de tramites internos, la cual se da de forma presencial y oral, o por correo electrónico.

    La atención a los usuarios y la gestión de tramites internos entre despachos y la Dirección Ejecutiva Seccional (solicitudes de desarchivos, insumos de oficina; EPP, pre-nomina, etc.) se hacían de forma presencial y oral o con comunicación a través de oficios radicados presencialmente en las sedes, siendo, en el mejor de los casos, con el uso de correos electrónicos.

    En la actualidad, esta forma de llevar a cabo el cumplimiento de las funciones a cargo de la Rama Judicial conlleva grandes riesgos. Con la presencialidad se aumenta las posibilidades de exposición entre personas quienes deben reunirse y transitar por las sedes judiciales. Así mismo, el uso de papel o la atención en ventanillas o barandas por ser superficies porosas, pueden alojar el virus por días. Por otro lado, la gestión de tramites a través de correos electrónicos conllevaría dificultades en la gestión de la información como la sobre saturación, la pérdida de control y seguimiento en la gestión, y se correrían riesgos como la perdida de información, las demoras o la falta de tramitación. Así mismo, la comunicación con los usuarios debe brindarse en todos los medios disponibles perdiendo con ello un acceso más amplio, no bastando con los correos electrónicos, llamadas o plataformas de chat.

  • No óbstate que no se recomiende el ingreso a las sedes judiciales, su uso debe permitirse en forma restringida en casos excepcionales, pero de forma controlada y segura, atendiendo a condiciones especiales en cada persona y las condiciones establecidas en los protocolos de bioseguridad, por lo que se hace necesario contar con toda la información necesaria para la toma de dichas decisiones, la cual se refleja en datos, algunos de ellos personales, los cuales puedan ser explotados para la toma de decisiones estratégicas en tiempo real, tal y como sería, la limitación de acceso a personas con condiciones médicas que lo impiden; o en un número que no supere la capacidad de aforo permitida, o aquella que manifieste síntomas sospechosos, o el seguimiento y control de casos por parte de la oficina de bienestar, determinar necesidades de contratación, por citar algunos ejemplos.

    Sin embargo, para cumplir este objetivo no se cuenta con un mecanismo distinto al envío de correos electrónicos con encuestas, las cuales se pierden en las bandejas de entrada, carecen de un control del momento en el que se responden y cuyos resultados no se tienen al momento en que se deben tomar las decisiones. De igual forma, los datos en las hojas de vida se encuentran en documentos físicos que reposan en las sedes y los cuales se encuentran desactualizados.

    En este orden de ideas destacamos que el uso de los datos obtenidos es dispendioso y demanda de la participación de varias personas quienes deben asumir jornadas extensas en su análisis y explotación.

  • Respecto de los usuarios de la administración de justicia, los servidores judiciales, los judicantes y los contratistas, Las Direcciones Seccionales de Administración Judicial y los Consejos Seccionales de la Judicatura tienen el deber de brindar información general y particular, relacionada con los protocolos de bioseguridad adoptados por cada Dirección Seccional, pero no se cuenta con un medio eficaz de comunicación con todos ellos.

  • En los Consejos Seccionales de la judicatura y en las Direcciones Ejecutivas Seccionales recae control respecto del cumplimiento de las medidas adoptadas por el Gobierno Nacional y el Consejo Superior de la Judicatura, e incluso, sus propios protocolos de bioseguridad, sin embargo, no se cuenta con el personal suficiente para abordar la gestión que ello demanda, lo que genera sobrecargas laborales y podría causar una pérdida del control en el acceso a sedes de lugar a aglomeraciones y se ponga en riesgo de contagio a las personas.

  • El cumplimiento efectivo de las funciones por parte de los despachos judiciales es una prioridad. Por ende, se requiere brindarles los medios para que el trabajo en casa permita una tutela jurisdiccional efectiva, pero no contamos con herramientas que suplan el seguimiento especifico y presencial que desarrollan los Consejos Seccionales de la judicatura.

  • No ajustar el funcionamiento total de la administración de justicia a la virtualidad y permitir un acceso presencial a sedes que no se ajuste a los criterios normativos, podría conllevar un aumento desproporcionado en los riesgos de contagio y un cierre de la as sedes físicas por parte de organismos de salud competentes.

 

¿Como lo solucionamos?

Con ENKI contamos con una herramienta que facilita la gestión de tramites que normalmente demandarían de la presencia persona y física de personas o de una gestión poco efectiva mediante correos electrónicos o convencionales, para, en su lugar, implementar la gestión de tramites internos a través de un aplicativo en la web, que no requiere instalación y al que se puede acceder desde cualquier lugar y equipo de comunicaciones con acceso a navegador web.

Esta herramienta nos permite obtener información directamente de cada persona comprometida a brindarla, y facilita su gestión masiva y su uso efectivo para ser aplicada a la mejora en la prestación de los servicios, la comunicación, la gestión de la virtualidad y presencialidad excepcional. La información suministrada se mantendrá bajo criterios de protección de datos.

Con Enki el control y vigilancia del cumplimiento de las medidas de apoyo a la virtualidad y acceso a sedes está garantizado, permitiendo la visualización general y particular del comportamiento de todos los involucrados, y sin comprometer la participación de muchas personas o sobrecargar al personal con funciones adicionales.

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CIRCULAR DESAJSIC20-97 REPARTO TUTELAS, HABEAS CORPUS Y DEMANDAS DISTRITO JUDICIAL DE SINCELEJO
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